Vorteile professioneller Kundenkommunikation für Ihr Unternehmen

Authentische, kundenorientierte Kommunikation zielt nicht nur darauf ab, Informationen zu übermitteln, sondern auch darauf, Vertrauen und eine nachhaltige Beziehung zu Kundinnen und Kunden aufzubauen. Eine klare und verständliche Sprache, die die Bedürfnisse der Zielgruppe berücksichtigt, ist dabei wichtig.

Unternehmenssprache als wesentlicher Teil der Markenidentität

Die Unternehmenssprache beeinflusst die Wahrnehmung Ihrer Marke erheblich. Sie ist ein Instrument zur Schaffung einer konsistenten Markenidentität, die die Werte Ihres Unternehmens repräsentiert. Kunden identifizieren sich mit Marken, in denen sie ihre Werte wiederfinden. Daher ist es wichtig, dass auch die Sprache diese Werte authentisch widerspiegelt. Eine positive, freundliche Unternehmenssprache vermeidet komplexe Ausdrucksweisen und setzt stattdessen auf klare, zugängliche Kommunikation. Die Anpassung der Sprache an die Zielgruppe verbessert die Verständigung und zeigt, dass Ihr Unternehmen aktiv auf die Bedürfnisse der Kunden eingeht.

Zeit und Kosten sparen durch klare Kommunikation

Missverständnisse in der schriftlichen Kommunikation führen zu Kundenfrust. Unklare Kommunikation führt außerdem oft zu zeitraubenden telefonischen Rückfragen. Verbesserte Kundenkommunikation reduziert solche Anrufe, spart Zeit und Kosten.

Ein Beispiel verdeutlicht dies: Eine Verwaltung versendet 10.000 Bescheide pro Jahr. Wenn bei jedem vierten Schreiben eine telefonische Nachfrage entsteht und jedes Gespräch zehn Minuten dauert, verbringen Mitarbeiter 55 Arbeitstage im Jahr mit Telefonanfragen. Verbesserte schriftliche Kundenkommunikation trägt dazu bei, telefonische Rückfragen zu reduzieren. Zeit- und Kosteneinsparungen resultieren nicht nur aus effizienterer Nutzung von Arbeitszeit, sondern auch aus der Reduzierung zusätzlicher Kosten für Kundendienstmitarbeiter und Telefongespräche.

Empfehlungen für eine effektive Kundenkommunikation

Klare Formulierungen: Minimieren Sie mögliche Missverständnisse durch klare und präzise Formulierungen. Vermeiden Sie Fachjargon oder komplizierte Ausdrücke, um Kundenverwirrung zu verhindern.
Zielgruppengerechte Sprache: Passen Sie Ihre Sprache an Ihre Zielgruppe an.
Aktives Zuhören: Nehmen Sie sich Zeit, Kundenanliegen genau zu verstehen, bevor Sie antworten.
Verständnis zeigen: Zeigen Sie Empathie und Verständnis für Kundenanliegen.
Transparenz: Informieren Sie transparent über Produkte, Dienstleistungen und Richtlinien, um Enttäuschungen zu vermeiden.
Richtlinien: Definieren Sie klare Unternehmenssprachen-Richtlinien, die für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gelten
Kundenfeedback nutzen: Hören Sie auf Kunden und implementieren Sie Feedbackschleifen.
Regelmäßige Analyse: Überprüfen Sie regelmäßig schriftliche Kommunikationsprozesse.
Investieren Sie in Schulungen: Verbessern Sie Schreibkompetenzen Ihrer Crew.

Infos unter: https://www.schreibeundrede.at/schreibworkshops/schreibworkshop-kundenkommunikation/